Ako legálne znížiť daňový základ firmy pomocou firemných benefitov

Princíp daňovej uznateľnosti nákladov na zamestnancov

Základným kameňom optimalizácie je pochopenie toho, čo zákon považuje za daňový výdavok. Väčšina výdavkov na zamestnancov je daňovo uznateľná podľa § 19 Zákona o dani z príjmov, pokiaľ sú vynaložené na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie zdaniteľných príjmov. Ak poskytnete benefit, ktorý nie je explicitne definovaný ako daňovo uznateľný, stáva sa pre firmu nedaňovým nákladom, čo znamená, že z neho musíte platiť daň z príjmu právnických osôb.

Pri benefitoch je dôležité rozlišovať, či ide o plnenie, ktoré je pre zamestnanca oslobodené od dane z príjmu fyzických osôb a odvodov. Ak je benefit oslobodený pre zamestnanca, ale pre firmu je daňovým výdavkom, získavate dvojitú výhodu. Ak však benefit nie je oslobodený, zamestnanec ho musí zdaniť a platiť z neho odvody, čo znižuje jeho motiváciu a efektivitu takéhoto nástroja.

• Daňový výdavok: Náklad, ktorý znižuje základ dane a tým aj daňovú povinnosť.
• Nedaňový výdavok: Náklad, ktorý musíte pripočítať k základu dane, takže z neho firma platí daň.
• Oslobodený príjem: Benefit, z ktorého zamestnanec neplatí daň ani odvody.

Ako správne nastaviť internú smernicu pre benefity

Žiadny benefit by nemal byť poskytovaný ad hoc bez právneho základu. Aby finančná správa akceptovala výdavky na benefity ako daňovo uznateľné, musíte mať tieto nároky zakotvené v internej smernici, pracovnom poriadku, kolektívnej zmluve alebo priamo v pracovných zmluvách. Táto dokumentácia je prvým dokumentom, ktorý si daňový kontrolór vypýta.

Interná smernica by mala jasne definovať okruh oprávnených osôb, typy poskytovaných benefitov, podmienky ich nároku a maximálne limity. Napríklad, ak sa rozhodnete pre príspevok na rekreáciu alebo šport, smernica musí obsahovať mechanizmus, ako sa tento nárok uplatňuje a aké doklady musí zamestnanec predložiť. Bez tohto dokumentu sú výdavky často spochybnené ako neopodstatnené.

• Vymedzenie okruhu zamestnancov, ktorí majú na benefit nárok.
• Stanovenie maximálneho limitu na zamestnanca za kalendárny rok.
• Spôsob preukazovania výdavkov (účtovné doklady, faktúry).
• Podmienky za akých sa benefit stáva nárokovateľným.

Súvisiace čítanie
Aké sú najčastejšie chyby v cashflow, ktoré zabíjajú malé firmy?(Business)

Ktoré benefity sa skutočne oplatia a sú daňovo efektívne

Pri výbere benefitov sa zamerajte na tie, ktoré majú najlepšiu legislatívnu podporu. Najčastejšie využívaným benefitom je príspevok na stravovanie. Po zmene legislatívy je finančný príspevok na stravu plne rovnocenný s gastrolístkami. Pre firmu je to daňový náklad, pre zamestnanca je to čistý príjem bez zdanenia.

Ďalšou možnosťou je príspevok na rekreáciu alebo športovú činnosť. Pri príspevku na rekreáciu si môže zamestnávateľ uplatniť 55 % z oprávnených výdavkov, maximálne však do výšky 275 eur ročne na zamestnanca, ak spĺňa podmienku trvania pracovného pomeru. Príspevok na športovú činnosť funguje na podobnom princípe, pričom zahŕňa aj členské príspevky v športových kluboch pre deti zamestnanca.

Zaujímavou možnosťou je doplnkové dôchodkové sporenie (DDS). Príspevky zamestnávateľa na DDS sú daňovým výdavkom do výšky 6 % zo zúčtovanej mzdy zamestnanca. Pre zamestnanca je tento príspevok oslobodený od dane, čo z neho robí jeden z najlepších nástrojov na dlhodobú motiváciu kľúčových ľudí.

• Príspevok na stravovanie: Finančný príspevok alebo gastrolístky.
• Príspevok na rekreáciu: Daňovo uznateľný do 55 % nákladov, max. 275 eur.
• Príspevok na športovú činnosť: Podobný režim ako rekreácia.
• Doplnkové dôchodkové sporenie: Do 6 % zo mzdy zamestnanca.

Najčastejšie chyby, ktoré vedú k problémom s daňovým úradom

Najčastejšou chybou je snaha maskovať súkromné výdavky majiteľov firmy za firemné benefity. Ak si konateľ alebo majiteľ prepláca cez firmu permanentku do fitka, ktorú využíva len on sám, a firma nemá zavedený systém benefitov pre ostatných zamestnancov, daňový úrad to pri kontrole okamžite identifikuje ako neoprávnený náklad. Benefit musí byť dostupný pre zamestnancov v súlade s internou politikou, nielen pre vedenie.

Ďalšou častou chybou je nedostatočná dokumentácia. Mnohé firmy nakúpia benefity, ale nemajú k nim priradené menné zoznamy alebo evidenciu, kto kedy benefit čerpal. Ak neviete preukázať, že benefit bol poskytnutý konkrétnemu zamestnancovi v rámci jeho pracovného pomeru, náklad nie je daňovo uznateľný.

Pozor si dajte aj na limity. Ak prekročíte zákonom stanovené stropy (napríklad pri rekreácii), suma nad tento limit sa stáva pre firmu nedaňovým výdavkom a pre zamestnanca zdaniteľným príjmom, čo zvyšuje administratívu a náklady na odvody.

• Chýbajúca interná smernica o benefitoch.
• Poskytovanie benefitov len majiteľom, nie radovým zamestnancom.
• Absencia mennej evidencie čerpania benefitov.
• Prekračovanie limitov stanovených zákonom bez ich zdanenia.

Súvisiace čítanie
Aké daňové výdavky si môže podnikateľ legálne uplatniť v roku 2024?(Business)

Kedy sa benefity ako nástroj optimalizácie neoplatia

Existujú situácie, kedy zavedenie komplexného systému benefitov nedáva ekonomický zmysel. Ak máte malú firmu s veľmi nízkou maržou, administratívna záťaž spojená s vedením evidencie benefitov a ich správnym účtovaním môže prevýšiť samotnú daňovú úsporu. V takomto prípade je často efektívnejšie zamestnancovi radšej zvýšiť základnú mzdu alebo vyplatiť odmenu.

Benefity sa neoplatia ani vtedy, ak ich zamestnanci vnímajú ako vynútené. Ak máte tím, ktorý preferuje flexibilitu pred stravenkami alebo príspevkami na šport, nútenie do týchto schém vedie k strate peňazí. Benefit má mať v prvom rade motivačnú funkciu. Ak neplní túto rolu a vy ho držíte len kvôli daniam, časom sa stane len ďalšou položkou v účtovníctve, ktorá prináša viac otázok od účtovníka než reálnu hodnotu pre biznis.

• Vysoká administratívna réžia pri malom počte zamestnancov.
• Nízka miera využívania benefitov zo strany zamestnancov.
• Nevýhodný pomer medzi nákladmi na správu benefitov a daňovou úsporou.