Ako napísať obchodný e-mail, na ktorý vám klient odpovie? Praktický návod

Prečo klienti ignorujú väčšinu e-mailov

Klienti v biznise dostávajú desiatky až stovky správ denne. Ak váš e-mail začína formálnym „Dobrý deň, dovoľujem si vás osloviť s ponukou...“, v ich hlave už svieti červená kontrolka: ide o predajný spam. Tento typ otvárania je najrýchlejšia cesta k zmazaniu správy bez prečítania.

Ľudia neignorujú e-maily preto, že by nemali záujem o riešenia svojich problémov. Ignorujú ich preto, že im tieto správy pridávajú prácu, ktorú nechcú riešiť. Váš e-mail musí pôsobiť ako pomoc, nie ako bremeno.

Častou chybou je aj prílišná zdvorilosť, ktorá predlžuje text o zbytočné vety. Ak sa v prvej vete ospravedlňujete za vyrušovanie, dávate klientovi okamžite podnet, aby sa necítil dôležito a e-mail zavrel.

• Nepoužívajte generické šablóny, ktoré vyzerajú ako z roku 2005.
• Vyhnite sa pasívnemu oslovovaniu, ktoré nič nehovorí o hodnote.
• Predmet e-mailu musí naznačiť kontext, nie predávať produkt.
• Ak klient nevie, čo od neho chcete v prvých piatich sekundách, stratili ste ho.

Ako formulovať predmet správy, aby ju otvorili

Predmet e-mailu nie je priestor na marketingové slogany. Je to brána, cez ktorú musí klient prejsť. Najlepšie fungujú predmety, ktoré znejú ako interná komunikácia alebo pokračovanie už prebiehajúceho rozhovoru.

Ak napíšete „Obchodná ponuka pre vašu firmu“, klient vie, že je to predajný e-mail, a podvedome ho odloží na „neskôr“, čo v praxi znamená nikdy. Skúste radšej konkrétnu referenciu na jeho podnikanie.

Vhodným predmetom môže byť niečo, čo priamo súvisí s jeho aktuálnymi aktivitami, napríklad „Otázka k vašej expanzii do ČR“ alebo „Postreh k vášmu novému projektu na webe“. Takéto predmety naznačujú, že ste si dali námahu a nejde o hromadný rozosielací systém.

• Krátke predmety do 5 slov fungujú najlepšie na mobilných zariadeniach.
• Vyhnite sa slovám ako „exkluzívna ponuka“, „zľava“, „partnerstvo“.
• Použite meno firmy klienta, ak je to prirodzené.
• Testujte rôzne verzie predmetov, ak posielate viac e-mailov naraz.

Súvisiace čítanie
Ako napísať cenovú ponuku, ktorú klient schváli?(Business)

Štruktúra tela e-mailu pre maximálnu čitateľnosť

Štruktúra vášho e-mailu by mala pripomínať obrátenú pyramídu. Najdôležitejšia informácia musí prísť hneď po oslovení. Ak píšete viac ako tri odseky, pravdepodobne ste napísali priveľa.

Prvý odsek musí obsahovať dôvod, prečo píšete práve im. Nie prečo ste skvelí vy, ale prečo ste si všimli ich konkrétnu situáciu. Prepojenie na ich aktuálne výsledky, príspevok na LinkedIn alebo zmenu v ich ponuke pôsobí ako najlepší ľadoborec.

V druhom odseku stručne spomeňte, ako im viete pomôcť. Nepíšte zoznam funkcií. Píšte o výsledku, ktorý klient získa. Namiesto „máme CRM systém“ napíšte „pomáhame firmám v sektore X znížiť administratívu o 20 %“.

• Používajte maximálne 3 – 4 vety v jednom odseku.
• Zvýraznite kľúčové informácie tučným písmom, ak je text dlhší (ale nepreháňajte to).
• Píšte jazykom klienta, nie odborným žargónom, ak to nie je nutné.
• Vyhnite sa prílohám v prvom e-maile, pôsobia ako hrozba vírusu alebo spamu.

Ako správne nastaviť Call-to-Action (CTA)

Najväčšou chybou pri žiadosti o odpoveď je otvorená otázka typu „Kedy by ste mali čas na krátky hovor?“. Táto otázka prenáša mentálnu záťaž na klienta. On si musí skontrolovať kalendár, zistiť dostupnosť a potom ešte písať odpoveď.

Vždy navrhnite konkrétny čas alebo konkrétny ďalší krok. Napríklad: „Hodilo by sa vám 10 minút v utorok dopoludnia?“ alebo „Súhlasíte s tým, aby som vám poslal podrobnejší odkaz na prípadovú štúdiu?“. Týmto klientovi ponúkate možnosť odpovedať len jedným slovom „áno“ alebo navrhnúť inú alternatívu, čo je oveľa jednoduchšie.

Cieľom prvého e-mailu nie je predaj. Cieľom je získať reakciu a začať konverzáciu. Ak sa zameriate na predaj hneď v prvej správe, klient vás zablokuje.

• Jediná otázka na konci e-mailu je základ.
• Navrhnite konkrétny deň a čas.
• Nechajte klientovi „únikovú cestu“ – ak nemá záujem, nech vám to povie, šetrí to čas obom.
• Uistite sa, že otázka znie ako rozhovor, nie ako vyšetrovanie.

Súvisiace čítanie
Ako delegovať prácu, keď robíte všetko sami? Praktický návod(Business)

Najčastejšie chyby, ktoré e-mail okamžite odsúdia na zánik

Častou chybou je používanie automatizovaných podpisov s príliš veľkým množstvom odkazov, logami a právnymi doložkami. V prvom kontakte to pôsobí ako korporátny balast. Stačí meno, pracovná pozícia a telefónne číslo.

Ďalšou chybou je nekonzistentnosť. Ak v e-maile tvrdíte, že ste odborník na digitálny marketing, ale e-mail je plný gramatických chýb alebo je formátovaný neúhľadne, klient vám neuvidí dôvod veriť. Kontrola textu pred odoslaním je kritická.

Ignorovanie mobilných zariadení je fatálne. Ak váš e-mail na mobile vyzerá ako blok textu bez medzier, nikto ho nedočíta do konca. Vždy si e-mail pošlite na vlastný mobil a skontrolujte, ako sa zobrazuje.

• Nepoužívajte príliš veľa výkričníkov.
• Neoslovujte klienta „Vážený pán/pani“, ak je to možné, použite krstné meno.
• Neodkazujte na „vašu úžasnú spoločnosť“, píšte o nich.
• Nepoužívajte anglické frázy, ak nie sú v danej brandži štandardom.

Postup krok za krokom: Od prípravy po odoslanie

Predtým, než napíšete prvé slovo, urobte si rešerš. Zistite, čo firma aktuálne robí. Pozrite si ich web, prípadne príspevky na sociálnych sieťach. V e-maile použite jednu konkrétnu vetu, ktorá dokáže, že ste sa im venovali.

Potom napíšte predmet, ktorý je osobný. Telo e-mailu držte v rozsahu 3 až 5 viet. Prvá veta je háčik (osobná relevancia), druhá veta je hodnota (ako im viete pomôcť), tretia veta je dôkaz (krátka zmienka o skúsenosti) a štvrtá veta je výzva k akcii.

Nakoniec e-mail odošlite v čase, kedy je najvyššia šanca, že si ho prečítajú. V B2B segmente zvyčajne funguje utorok až štvrtok dopoludnia, kedy sú ľudia v pracovnom tempe, ale už majú vybavené pondelkové krízy.

• Krok 1: Rešerš klienta (3 minúty).
• Krok 2: Napísanie predmetu (vyhnite sa „obchodná ponuka“).
• Krok 3: Napísanie tela správy (max 5 viet).
• Krok 4: Jasná otázka na konci.
• Krok 5: Kontrola formátovania a odoslanie.