Ako zadarmo previesť, zmenšiť a podpísať PDF

1. Vyberte nástroj podľa dokumentu, nie podľa reklamy

Najprv si odložte pôvodný súbor. Pracujte s kópiou a výsledky pomenujte zrozumiteľne, napríklad ziadost.pdf, ziadost_mensia.pdf a ziadost_podpisana.pdf. Ak dokument už obsahuje elektronický podpis, neupravujte ho bez overenia dôsledkov. Prevod, kompresia či opätovné vytlačenie do PDF môžu podpis odstrániť alebo narušiť jeho platnosť. Viditeľný podpis na strane pritom nemusí byť dôkazom, že súbor obsahuje aj overiteľný elektronický podpis.

Na Windows sa na miestne spracovanie hodí bezplatný PDF24 Creator. Na Macu veľa úloh zvládne vstavaný Náhľad a dokumenty na oboch systémoch vyexportujete z LibreOffice. Online služby sú pohodlné pri verejnom letáku alebo bežnom materiáli, no pri osobných údajoch treba preveriť podmienky spracovania a uchovávania súborov. Súkromné okno prehliadača nezabráni odoslaniu dokumentu na cudzí server.

• Word, tabuľka alebo prezentácia na PDF: LibreOffice a jeho export do PDF.
• Zmenšenie PDF vo Windows bez nahrávania na web: PDF24 Creator.
• Viditeľný podpis: Adobe Acrobat Reader alebo Náhľad na Macu.
• Úradné podanie: nástroj a spôsob autorizácie požadovaný konkrétnou službou.

2. Preveďte Word alebo obrázky na PDF bez straty obsahu

Dokument DOCX otvorte v LibreOffice Writer a skontrolujte rozloženie. Ak nemáte písmo použité autorom, môžu sa posunúť riadky, tabuľky aj zalomenia strán. Potom zvoľte Súbor → Exportovať ako → Exportovať ako PDF. Názvy položiek sa môžu mierne líšiť podľa verzie a jazyka aplikácie. Bežný export spravidla zachová vyhľadateľný text a môže zachovať aj odkazy či záložky, preto ho uprednostnite pred tlačou do PDF.

Keď aplikácia export neponúka, vo Windows otvorte tlač a vyberte Microsoft Print to PDF. Na Macu otvorte tlačové okno a v ponuke PDF vyberte uloženie do PDF. Takto spracujete aj mnohé obrázky alebo webové stránky. Výsledok však vždy otvorte: skontrolujte okraje, orientáciu a počet strán. Pri fotografii dokumentu najprv orežte okolie, vyrovnajte obraz a overte čitateľnosť drobného textu. Samotné uloženie fotografie do PDF z nej neurobí vyhľadateľný text.

• Pri tabuľkách nastavte oblasť tlače a skontrolujte, či posledný stĺpec neskončil na samostatnej strane.
• Pri viacerých obrázkoch pred exportom overte ich poradie a otočenie.
• Po exporte skúste označiť text a otvoriť dôležitý odkaz.

3. Prevod PDF do Wordu má svoje hranice

Ak potrebujete opačný smer, teda PDF na upraviteľný dokument, rozhoduje jeho pôvod. PDF vytvorené z textového editora sa spracúva jednoduchšie než naskenované strany. LibreOffice Draw dokáže otvoriť mnohé PDF na úpravu, no nie je spoľahlivým prevodníkom na pôvodný dokument Wordu. Text môže byť rozdelený do samostatných objektov a pri väčších zásahoch sa rozloženie ľahko pokazí. Na opravu jedného preklepu môže stačiť; na prepis desiatok strán sa často neoplatí.

Pri krátkom textovom PDF býva najrýchlejšie skopírovať text do Writeru, upraviť odseky a uložiť ho ako DOCX. Pri skene potrebujete optické rozpoznávanie znakov, označované OCR. Jednou z bezplatných možností je otvorenie nahratého PDF cez Google Docs, ide však o spracovanie v cloude a zložité rozloženie sa nemusí zachovať. Výsledok porovnajte s originálom, najmä mená, sumy, čísla účtov a slovenskú diakritiku. Ak potrebujete zachovať presný vzhľad, vyžiadajte si radšej zdrojový dokument.

4. Zmenšite PDF a sledujte najmä čitateľnosť skenov

Najväčšiu úsporu zvyčajne dosiahnete pri PDF s fotografiami a skenmi. Čisto textový dokument už môže byť úsporný a ďalšia kompresia prinesie len malý rozdiel. V PDF24 Creator otvorte nástroj na kompresiu PDF, pridajte súbor a upravte rozlíšenie a kvalitu obrázkov. Ako východisko pri bežnom skene skúste približne 150 dpi. Pri malom písme, pečiatkach alebo dokumente určenom na tlač môže byť vhodnejších 200 až 300 dpi. Nejde o záruku čitateľnosti, tú musíte overiť.

Na Macu môžete v Náhľade použiť Súbor → Exportovať a vo filtri Quartz vybrať Reduce File Size. Tento predvolený filter však môže obrázky zhoršiť príliš výrazne a neposkytuje jemné ovládanie kvality. Vždy ukladajte novú kópiu. Ak je výsledok rozmazaný, vráťte sa k originálu a použite nástroj s nastaviteľnou kompresiou alebo nový export zo zdrojového dokumentu. Opakované stláčanie už zhoršeného súboru stratené detaily nevráti.

• Zistite presný limit prílohy; pri limite 5 MB vytvorte súbor s určitou rezervou pod touto hranicou.
• Ak farba nenesie význam, skúste odtiene sivej. Neodstraňujte ju z grafov, ktoré ju potrebujú na rozlíšenie údajov.
• Výsledok prezrite pri bežnom zobrazení aj pri zväčšení, najmä drobné čísla a podpisy.
• ZIP často veľkosť PDF výrazne nezníži, pretože jeho obsah už býva komprimovaný.

5. Pridajte viditeľný podpis bez tlače a skenovania

Ak príjemca akceptuje nakreslený alebo vložený podpis, dokument netreba tlačiť. V Adobe Acrobat Reader otvorte nástroj Fill & Sign, prípadne jeho lokalizovanú položku Vyplniť a podpísať, a zvoľte pridanie podpisu. Môžete ho napísať, nakresliť alebo vložiť ako obrázok. Základné vyplnenie a pridanie vlastného podpisu je dostupné bez plateného predplatného; platená úprava textu PDF či ďalšie služby sú iné funkcie. Podpis umiestnite na správne miesto a uložte novú kópiu.

Na Macu otvorte PDF v Náhľade, zobrazte panel anotácií a vyberte podpis. Podľa zariadenia ho vytvoríte pomocou trackpadu, kamery alebo pripojeného iPhonu či iPadu. Upravte veľkosť tak, aby nezakrýval text, a doplňte dátum, ak ho formulár vyžaduje. Samostatný obrázok podpisu nezdieľajte zbytočne a nenechávajte ho vo verejnom priečinku. Vložený podpis nie je ochrana proti kopírovaniu ani spoľahlivý dôkaz totožnosti podpisujúcej osoby.

6. Pre slovenský úrad overte požadovaný druh podpisu

Obrázok vlastnoručného podpisu a kvalifikovaný elektronický podpis nie sú to isté. Kvalifikovaný elektronický podpis má podľa pravidiel EÚ právny účinok rovnocenný vlastnoručnému podpisu. Jednoduchému elektronickému podpisu nemožno automaticky odoprieť právny účinok len preto, že je elektronický, no jeho dôkazná sila a splnenie požadovanej formy závisia od okolností. Pri dôležitej zmluve si preto vopred dohodnite spôsob podpisovania s druhou stranou.

Pri slovenskej elektronickej službe postupujte podľa jej pokynov. Ak používate občiansky preukaz s čipom, typicky potrebujete vhodnú čítačku, aktuálny eID klient, platné podpisové certifikáty a príslušnú podpisovaciu aplikáciu. Prihlasovací BOK a podpisový KEP PIN plnia odlišné úlohy. Služba môže vyžadovať autorizáciu celého podania, nie samostatne vložený podpis v prílohe. Výsledkom môže byť aj podpisový kontajner, napríklad ASiC-E, namiesto PDF s kresbou podpisu. Príjemcovi odovzdajte celý požadovaný podpísaný výstup.

• Pred podpisovaním overte platnosť certifikátov a funkčnosť potrebného softvéru.
• Prečítajte si, či služba vyžaduje podpis formulára, príloh alebo oboch.
• Kvalifikovane podpísaný dokument už nekomprimujte ani neprevádzajte do iného formátu.

7. Pred odoslaním otvorte presne ten súbor, ktorý prikladáte

Najčastejšie zlyhanie nie je technicky zložité: človek odošle pôvodnú verziu bez podpisu alebo zmenšenú kópiu s nečitateľnými údajmi. Preto finálny súbor zatvorte a znovu otvorte zo správneho priečinka. Overte všetky strany, vyplnené polia, dátum a veľkosť. Pri elektronickom podpise použite funkciu overenia podpisov alebo overovač určený pre daný formát. Samotné zobrazenie mena či pečiatky na strane platnosť podpisu nepotvrdzuje.

Ak portál súbor odmietne, prečítajte si presné hlásenie. Príčinou nemusí byť veľkosť, ale nepovolený formát, ochrana heslom alebo nesprávny typ podpisu. Príponu súboru nepremenúvajte ako náhradu prevodu. Ak potrebujete ďalšie zmenšenie elektronicky podpísaného dokumentu, vráťte sa k nepodpísanej kópii, upravte ju a podpíšte znova. Pri prílohe, ktorú podpísal niekto iný, si radšej vyžiadajte vhodnú verziu, než by ste zasiahli do jej platnosti.